10 điều lưu ý khi kinh doanh với đối tác là công ty Nhật Bản

Điều 1: Sự tín nhiệm

Người Nhật xem trọng việc "giữ lời hứa", dù là những việc nhỏ nhất. Đặc biệt, họ rất coi trọng ấn tượng đầu tiên do đó nếu kinh doanh với đối tác là công ty Nhật Bản thì bạn cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng cho lần gặp đầu tiên (hay lần giao dịch đầu tiên) để họ cảm nhận được sự tín nhiệm từ bạn (công ty bạn).

Điều 2: Nguyên tắc

Họ làm việc rất nguyên tắc, máy móc. Ngay cả những nội dung đơn giản thì việc trao đổi thông tin, đàm phán với đối tác là công ty Nhật Bản cũng diễn ra rất lâu và kỹ lưỡng. Công ty Nhật thường đề nghị đến tận nơi giao dịch để thị sát tổ chức, năng lực sản xuất của đối tác. Tuy nhiên, một khi đã có được sự tín nhiệm của công ty Nhật thì họ lại rất ổn định và trung thành với bạn hàng.

Điều 3: Tính kiên nhẫn chịu đựng

Khi giao dịch với công ty Nhật Bản thì họ đòi hỏi ở đối tác của mình tính chịu đựng. Những đơn hàng nhỏ kéo dài liên tục cho đến một thời điểm nào đó sẽ chuyển thành quy mô lớn. Nhiều khi, sau vài đơn hàng đầu tiên với số lượng ít, doanh nghiệp phía Việt Nam không đủ kiên trì để tiếp tục hợp tác nên đã không nhiệt tình trong giao tiếp kinh doanh, từ đó dẫn đến mất khách hàng tốt trong tương lai.

Điều 4: Trọng thị và chu đáo

Người Nhật rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Do đó việc mời ăn, đón tiếp và tiễn sân bay sẽ giúp bạn tạo dựng được ấn tượng tốt với họ.

Điều 5: Việc trao đổi danh thiếp

Nhật Bản là một trong những nước hay sử dụng danh thiếp nhất thế giới. Vì vậy mà bạn tuyệt đối đừng bao giờ để rơi vào tình trạng không có danh thiếp hay hết danh thiếp.

Điều 6: Giao lưu

Việc tham gia hội chợ thương mại tại Nhật Bản là rất quan trọng, nó không chỉ giúp bạn có thêm khách hàng mới mà còn duy trì mối quan hệ kinh doanh với khách hàng cũ. Tuy nhiên, việc tham gia hội chợ tại Nhật Bản thường rất tốn kém, chưa kể những mẫu mã hàng hóa chọn để trưng bày nên có sự trao đổi và thống nhất trước với những khách hàng truyền thống của mình, tránh tình trạng vi phạm cam kết về mẫu mã trước đó.

Khi giới thiệu hay bán hàng tại gian trưng bày, người phụ trách bán hàng không được ăn, uống trước mặt khách (gian hàng), phải luôn đứng, tươi cười mời chào khách với thái độ thật niềm nở và cám ơn (cho dù khách đó chỉ nhìn và gian hàng của ta rồi lại đi luôn).

Điều 7: Tiếng Nhật

Người Nhật thích đối tác nói tiếng Nhật. Vậy nên nếu kinh doanh với đối tác là công ty Nhật Bản, tốt nhất bạn nên biết tiếng Nhật hoặc học những từ đơn giản để hai bên cảm thấy gần gũi nhau hơn.

Điều 8: Ghi chú

Người Nhật sẽ cảm thấy rất bất ổn về đối tác khi họ gọi điện đến công ty mà không thấy có người trả lời máy điện thoại hoặc trả lời không đúng mực. Do vậy, bạn cần bố trí người thường xuyên trực điện thoại để có thể trả lời khách hàng. Ngoài ra, sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó, bạn cũng nên làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho phía đối tác.

Điều 9: Tặng quà lẫn nhau - Thiệp chúc mừng

Khá giống với văn hóa Việt Nam, người Nhật cũng có tập quán tặng quà. Ngày Tết hay lễ Vu Lan thì là thực phầm, cuối năm thì gửi thức uống là hợp lý. Ngày kỷ niệm thành lập công ty và Noel, Tết thì gửi thiệp chúc mừng nhưng cần lưu ý là phải làm sao gửi cho thiệp đến trước ngày đó.

Điều 10: Chất lượng - Hình thức - Vệ sinh

Hàng hóa, cho dù bất kỳ loại gì cũng phải có hình thức đẹp, sạch sẽ. Bao bì sản phẩm phải rất cẩn thận đúng tiêu chuẩn, hình thức đẹp, kích thước hợp tạo được sự lôi cuốn và tiện dụng cho người sử dụng. So với các thị trường khác, tại Nhật Bản có một số mặt hàng quà tặng mà chi phí cho bao bì chiếm tỷ trọng cao hơn trong giá thành sản phẩm.

Trên đây là 10 điều mà bạn cần lưu ý khi kinh doanh với đối tác là công ty Nhật Bản. Hy vọng với những thông tin này, bạn sẽ dễ dàng hơn trong công việc giao lưu, quan hệ và nắm bắt các cơ hội hợp tác quốc tế nói chung, cũng như hợp tác với phía Nhật Bản nói riêng.